Abrechnung bei Abreise
Bei Booking Experts gibt es zwei verschiedene Methoden zur Abrechnung mit den Gästen: (1) bei der Bestätigung und (2) bei der Abreise. In diesem Artikel sehen wir uns die Methode "Rechnungsstellung bei Abreise" genauer an.
Rechnungsstellung bei Abreise in aller Kürze
Rechnungsstellung bei Abreise bedeutet, dass eine Gästerechnung erst erstellt wird, wenn der Gast auscheckt. Daher wird bei der Buchungsbestätigung keine Gästerechnung mitgeschickt, sondern der Gast erhält eine Buchungsbestätigung mit einer Zusammenfassung der Bestellung, Informationen rund um das Zahlungsschema und den entsprechenden Zahlungslink. Durch die Rechnungsstellung an die Gäste bei der Abreise ist es nicht mehr nötig, die alte Rechnung gutzuschreiben und für jede Änderung der Bestellung eine neue Rechnung zu erstellen. Änderungen können daher jederzeit über eine neue Buchungsbestätigung vorgenommen werden. Das hat zur Folge, dass du oft nur eine Rechnung pro Buchung hast.
Rechnungsstellung bei Abreise aktivieren
Diese Methode der Rechnungsstellung kann in den "Verwaltungseinstellungen" unter dem Zahnrad eingestellt werden. Hier kannst du die Registerkarte "Finanzen" öffnen. Wenn du dann nach unten scrollst, siehst du die Überschrift "Buchhaltung". Hier kannst du das Kästchen für "Rechnungsstellung bei Abreise" ankreuzen.
Für die Rechnungsstellung bei Abreise musst du dich von dem Konzept "Verteile die Einnahmen auf die Monate" lösen.
Die Einnahmen werden standardmäßig am Abreisedatum gebucht, daher ist es nicht möglich, die Einnahmen rückwirkend über Monate hinweg zu verteilen. Das musst du selbst im Buchhaltungspaket machen. Nur wenn der Realisierungszeitraum nach dem Rechnungsdatum liegt, werden die Einnahmen auf Monate aufgeteilt. Wenn der Realisierungszeitraum vor dem Rechnungsdatum liegt, werden die Einnahmen zum Rechnungsdatum gebucht.
Um die Umsatzverteilung über Monate zu deaktivieren, musst du Buchhaltungsjahre erstellen und abschließen. Das liegt daran, dass dies eine große Änderung bei den Journalbuchungen auslöst. Du kannst hier Geschäftsjahre erstellen.
Reservierungen mit Rechnungsstellung bei Abreise
Die Funktionsweise von Reservierungen unterscheidet sich von der Rechnungsstellung bei der Bestätigung. Zum Beispiel entsteht eine Rechnung erst, wenn du den Gast ausgecheckt hast, d.h. es gibt keine Guthabenrechnungen und gutgeschriebenen Rechnungen. Auch bei der Reservierungskarte gibt es einige kleine Unterschiede.
Rechnung bei der Reservierung
Wie bereits erwähnt, wird eine Rechnung nicht sofort bei der Bestätigung der Reservierung erstellt, sondern erst zum Zeitpunkt des Check-outs. Es ist jedoch möglich, in der Reservierungskarte unter der Rubrik "Rechnung" manuell eine Gastrechnung zu erstellen.
Wenn eine Gästerechnung manuell auf der Reservierungskarte erstellt wird, landet diese Rechnung in der gleichen Situation wie die "Rechnungsstellung bei Bestätigung". Bei jeder Änderung auf der Reservierungskarte musst du also wieder eine neue Rechnung erstellen und die alte gutschreiben.
Zahlungen
Da es für den Check-out bei der Abreise keine Rechnung gibt, werden die Zahlungen nicht auf der Rechnung, sondern auf der Reservierung erfasst. Sobald eine Rechnung erstellt wird, werden die Zahlungen auch auf dieser erfasst. Die Zahlungsvereinbarung ist ebenfalls mit der Reservierung verknüpft. Den Zahlungsplan findest du daher unter "Zahlungsstatus" in der Reservierungskarte. Über die drei Punkte kannst du den Zahlungsplan ändern, einen Gutschein einlösen oder die Journaleinträge der Zahlungen einsehen.
Ändern einer Reservierung
Änderungen an Reservierungen werden auf der Buchung vermerkt. Wenn du ein Extra hinzufügst, wird die Bestellung im Vergleich zu der zuletzt gesendeten Buchungsbestätigung angepasst. Dazu erhältst du in der Buchung eine Nachricht mit zwei Optionen: (1) Überspringen: Die Bestellung wurde geändert, aber der Gast erhält keine neue Bestätigung dafür, und (2) Buchungsbestätigung erneut senden.
Buchung auschecken
Wenn der Gast ausgecheckt wird, wird automatisch eine Rechnung erstellt. Willst du diese an den Gast senden? Dann kannst du dies über die drei Punkte bei "Zahlungsstatus" oder über die Rechnung selbst tun.
Bei Gruppenreservierungen musst du jede zugrundeliegende Reservierung ausgecheckt haben, bevor du die Gästerechnung stellst.
Buchhaltung für die Rechnungsstellung bei Abreise
Buchungszahlungen werden anders verbucht als die Rechnungsstellung bei der Bestätigung. Das liegt daran, dass es noch keine Rechnung gibt und die Zahlungen mit der Buchung verknüpft sind. Nach der Erstellung der Gastrechnung werden die Zahlungen von der Buchung auf die Rechnung übertragen.
Journalisierung von Zahlungen
Wenn du mit der Rechnungsstellung bei Abreise arbeitest, wird automatisch ein neues Hauptbuchkonto erstellt: 2050 Vorauszahlungen. Das liegt daran, dass die Zahlungen zunächst als Vorauszahlungen journalisiert werden.
Auf das Hauptbuchkonto Vorauszahlungen wird standardmäßig der ermäßigte Mehrwertsteuersatz angewendet. Dies entspricht der Gesetzgebung der Steuerbehörden. Stelle daher sicher, dass dieses Hauptbuchkonto in deinem Buchhaltungspaket vorhanden ist.
Wenn beim Auschecken der Reservierung die Abschlussrechnung erstellt wird, werden die Einnahmen auf die entsprechenden Hauptbuchkonten verteilt und die Vorauszahlung auf dem Sachkonto wird rückgängig gemacht.
Offene Zahlungen
Für die Rechnungsstellung bei der Abreise werden die offenen Zahlungen für Reservierungen mit der Buchungsnummer erfasst. Du kannst diese Reservierungen in der Übersicht "Offene Zahlungen" filtern, indem du die Belegart "Buchung" auswählst.
Was passiert mit aktuellen Reservierungen?
Für Reservierungen, für die bereits eine Rechnung vorliegt, ändert sich nichts. Wenn es Änderungen gibt, muss für diese eine neue Rechnung erstellt werden. Die Umstellung deiner Verwaltung auf die Rechnungsstellung bei Abreise hat also nur Auswirkungen auf neue Reservierungen: Sie werden nicht mehr bei der Bestätigung in Rechnung gestellt.
Warum kann der Umsatz nicht mehr auf Monate aufgeteilt werden?
Der Mietumsatz wird am Enddatum verbucht. Deshalb kann der Mietumsatz im Moment nicht rückwirkend auf die Monate aufgeteilt werden. Du kannst dies jedoch selbst tun. Wie das geht? Du verwendest dazu die Statistik. Vergleiche den realisierten Umsatz pro Monat in der Statistik mit dem Umsatz pro Monat im Buchhaltungspaket und mache dafür eine Korrekturbuchung.
Wirkt sich die Abrechnung bei Abreise auf Provisionsvereinbarungen aus?
Ja. Wenn du mit der Abrechnungsmethode "zum Bestätigungsdatum" arbeitest, raten wir dir, dies zu ändern. Diese Abrechnungsmethode funktioniert in dem Moment, in dem eine Rechnung vorhanden ist. Bei der Abrechnung bei Abreise ist dies erst zum Zeitpunkt des Auscheckens der Reservierung der Fall. Bis dahin kann keine Mietrechnung für diese Reservierung erstellt werden.