Wiederkehrende To-dos
Mit wiederkehrenden To-dos kannst du verschiedene Prozesse in Bezug auf Objekte, Einrichtungen und wiederkehrende Kostenpositionen automatisieren. Das BEX PMS nutzt die Einstellungen, um To-dos zu bestimmten Zeitpunkten zu generieren.
Du kannst auch automatische To-dos für Reservierungen erstellen.
Wiederkehrende To-dos für Objekte
Legionellen-Bekämpfung
Zum Beispiel, die Rohrleitungen spülen oder ein Objekt auffrischen, wenn es länger als x Tage nicht genutzt wurde. Du kannst dieses To-do für ein oder mehrere Objekte auf einmal erstellen.
Wähle die Häufigkeit des To-dos, z. B. alle 14 Tage, oder dass das To-do ausgeführt werden muss, wenn das Objekt x Tage lang nicht belegt ist. Du kannst „Check-in blockieren, wenn das To-do noch nicht erledigt wurde“ ankreuzen, um deine Gäste optimal zu schützen.
Gartenpflege
Von Zeit zu Zeit ist es z. B. notwendig, den Rasen zu mähen, um die Unterkünfte deiner Gäste zu pflegen. Hierfür kannst du auch ein wiederkehrendes To-do für ein oder mehrere Objekte erstellen und die Häufigkeit bestimmen.
Großreinigung und jährliche Kontrolle
Reinigst du deine Objekte von Zeit zu Zeit gründlich oder führst du eine jährliche Kontrolle aus? Erstelle dafür doch eine automatisches To-do, das jedes Jahr wiederkehrt, sodass du selbst nicht daran denken musst.
Möchtest du die Großreinigung überprüfen? Dann kreuze das Feld „To-do muss kontrolliert werden“ an.
Wiederkehrende To-dos für Einrichtungen
Schwimmbäder, Toiletten- und Duschgebäude sowie Abfallbehälter sind alles Beispiele für Einrichtungen.
Ein Toilettengebäude
Es können mehrere To-dos für ein Toilettengebäude existieren. Denke an die Reinigung, das Auffüllen von Seifenbehältern sowie Papierhandtüchern, Verstopfungen und Reparaturen. Du kannst dafür jeweils individuelle To-dos erstellen. So behälst du immer den Überblick darüber, welche To-dos erledigt sind und welche nicht. Außerdem siehst du so leicht, wer welches To-do ausgeführt hat.
Vergesse nicht, ein To-do dem Ausführenden oder Drittunternehmen zuzuweisen. Diese wissen dann genau, welches To-do sie wann erledigen müssen.
Den pH-Wert überprüfen
Sobald das warme Wetter im Anmarsch ist, wollen deine Gäste das Schwimmbad nutzen. Daher ist es wichtig, dass der PH-Wert regelmäßig kontrolliert wird.
Da es nicht möglich ist, den To-dos eine Uhrzeit zuzuordnen, kannst du mehrere To-dos mit der Uhrzeit im Namen erstellen: 8.00 - PH, 10.00 - PH, usw.
Um wiederkehrende To-dos für Einrichtungen erstellen zu können, musst du zuerst die Einrichtungen anlegen. Lese hier mehr dazu.
Wiederkehrende To-dos für wiederkehrende Kostenpositionen
Wiederkehrende Kosten stellst du Eigentümern in Rechnung. Beispiele hierfür sind Malerarbeiten, die Gartenpflege und Großreinigungen.
Malerarbeiten
Übernimmst du Malerarbeiten für die Eigentümer und stellt sie diesen in Rechnung? Plane die Malerarbeiten rechtzeitig, damit die Unterkünfte ordentlich aussehen. Lege dazu ein wiederkehrendes To-do für eine wiederkehrende Kostenposition an. Auf diese Weise wird das To-do nur für die Objekte angezeigt, für die Vereinbarungen mit Eigentümern existieren, sodass die Kosten auch tatsächlich übernommen werden. Für alle anderen Objekte kannst du ein To-do erstellen, um zu kontrollieren, ob sie gestrichen werden müssen.
Wähle unter „Anwendbarkeit“ eine wiederkehrende Kostenposition und kreuze dann die Kostenposition an, für die du ein automatisches To-do erstellen möchtest.
Möchtest du mehr über das Anlegen von wiederkehrenden Kostenpositionen im Eigentümer-Modul lesen? Klicke hier.