Erstelle eine neue automatische E-Mail
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Es gibt viele verschiedene Felder und Optionen, die ausgefüllt werden müssen, um sicherzustellen, dass diese E-Mail deinem Zweck entspricht. Im Folgenden führen wir dich durch die Einstellungen.
Betreff
Dies ist der Betreff der E-Mail, die der Gast erhält.
Nachricht
Dies ist der Text in der E-Mail, die der Gast erhält. Mithilfe von E-Mail-Variablen kannst du sicherstellen, dass jede gesendete E-Mail personalisiert für den Empfänger ist. Im Dropdown-Menü „Hinzufügen einer Reservierungseigenschaft“ findest du eine Liste der verfügbaren Variablen. Wenn du eine der Optionen wählst, wird der entsprechende Code an der Stelle eingefügt, an der sich der Cursor befindet. Lies den Artikel über E-Mail-Variablen für Automatisierte E-Mails für weitere Informationen.
Außerdem kannst du mit den Textlayout-Schaltflächen deine E-Mail strukturieren, und es ist möglich, Links einzufügen, beispielsweise zu einer bestimmten Seite auf deiner Website. Es ist jedoch nicht möglich, Bilder hinzuzufügen, außer den Logos, die durch eine E-Mail-Variable eingefügt werden können.
Interner Name
Dies ist der Name der Auto-E-Mail, wie sie in der Übersicht in deinen Verwaltungseinstellungen angezeigt wird. Hier kannst du angeben, um welche Art von E-Mail es sich handelt und möglicherweise welche Filter du verwendet hast, damit du deine verschiedenen Auto-E-Mails klar unterscheiden kannst.
Absender mit Profilbild
Hier wählst du den Mitarbeiter aus, der angezeigt wird, einschließlich Profilbild, wenn du die E-Mail-Variable {{ user_with_avatar }} in der Nachricht hinzugefügt hast. Der Gast wird dies als Absender sehen. Wenn du diese Variable nicht in deiner Nachricht verwendest, spielt es keine Rolle, welcher Name hier eingetragen wird, da er sowieso nicht in der Nachricht sichtbar ist.
Dokumente
Du kannst Anhänge zu deinen Auto-E-Mails hinzufügen. Wenn du das Kästchen „Anlage(n) des Typs beifügen“ aktivierst, werden die Dokumente, die zum Unterkunftstyp gehören, den dein Gast gebucht hat, mitgesendet. Diese Dokumente hast du zuvor im Tab „Medien“ des jeweiligen Typs hochgeladen.
Klicke auf „Mehr hinzufügen“, um ein weiteres Dokument als Anhang für diese Auto-E-Mail hochzuladen. Auf diese Weise kannst du mehrere Anhänge hinzufügen, wie z. B. eine Karte des Parks oder die Parkvorschriften.
Sende moment
Die Sende moment bestimmt, an welchem Tag die E-Mail relativ zur Reservierung versendet wird. Wenn du möchtest, dass deine Gäste eine E-Mail über verfügbare Upgrades zwei Wochen vor der Ankunft erhalten, wähle „Vor der Ankunft“ und gib 14 Tage ein. Eine Auto-E-Mail mit einem Türcode (mithilfe einer E-Mail-Variable) kann am Tag der Ankunft versendet werden oder eine Anfrage für eine Bewertung nach dem Auschecken. Für die Sende momenten „Nach der Bestätigung“ und „Vor der Ankunft“ erscheint eine zusätzliche Einstellung für Last-Minute-Buchungen. Dies ist wichtig für Szenarien, in denen die festgelegte Sende moment bereits vergangen ist, wenn die Reservierung vorgenommen wird, oder nach dem Ankunftsdatum liegen würde.
Versandzeitpunkt
Bei „Versandzeitpunkt“ gibst du die Zeit an, zu der die E-Mail versendet wird. Nach dieser Zeit überprüft Booking Experts alle 30 Minuten, ob neue Reservierungen hinzugekommen sind, die den Anforderungen der Auto-E-Mail-Filter entsprechen. Falls ja, wird die E-Mail auch an diese neuen Reservierungen gesendet. Am Ende des Tages stoppt diese Überprüfung und beginnt am nächsten Tag wieder zur festgelegten „Versandzeitpunkt“.
Beispiel: Du stellst die Sende moment auf 14 Tage vor der Ankunft, aktivierst „E-Mail-Versand für Last-Minute-Buchungen“ und gibst bei „Bis wie viele Tage vor der Ankunft“ 2 Tage ein. Ergebnis: Reservierungen, die 14+ Tage im Voraus bestätigt wurden, erhalten die E-Mail 14 Tage vor der Ankunft. Reservierungen, die zwischen 14 und 2 Tagen vor der Ankunft bestätigt wurden, erhalten die E-Mail zur nächsten „Versandzeitpunkt“ nach der Bestätigung. Reservierungen, die weniger als 2 Tage vor der Ankunft bestätigt wurden, erhalten die E-Mail nicht.
Beispiel: Du stellst die Sende moment auf 30 Tage nach der Bestätigung und aktivierst „E-Mail-Versand für Last-Minute-Buchungen“ nicht. Ergebnis: Reservierungen mit 30+ Tagen zwischen Bestätigung und Ankunft erhalten die E-Mail 30 Tage nach der Bestätigung. Reservierungen mit weniger als 30 Tagen zwischen Bestätigung und Ankunft erhalten diese E-Mail nicht.
Beispiel: Du stellst die Sende moment auf 14 Tage vor der Ankunft, aktivierst „E-Mail-Versand für Last-Minute-Buchungen“ und gibst bei „Bis wie viele Tage vor der Ankunft“ 0 Tage ein. Ergebnis: Reservierungen, die 14+ Tage im Voraus bestätigt wurden, erhalten die E-Mail 14 Tage vor der Ankunft. Alle Reservierungen, die weniger als 14 Tage im Voraus bestätigt wurden, erhalten die E-Mail zur nächsten „Versandzeitpunkt“ nach der Bestätigung.
Filter
Über die Filter legst du fest, an welche Reservierungen die Auto-E-Mail gesendet wird. Du kannst mehrere Filter festlegen, sodass du automatisierte E-Mails auch dann versenden kannst, wenn deine Zielgruppe nur einen kleinen Teil deiner gesamten Reservierungen ausmacht. Die Filter und ihre Verwendung werden im Artikel Filter für automatische E-Mails erklärt.
Bitte beachte! Eine Auto-E-Mail wird nur an eine bereits bestätigte Reservierung gesendet. Reservierungen, die sich noch in der Option oder im Buchungsprozess befinden, erhalten niemals Auto-E-Mails.