Den Eigentümer eines Objekts ändern
Es kann vorkommen, dass du mitten im Jahr oder zu einem unerwarteten Zeitpunkt einen anderen Eigentümer mit einem Objekt verknüpfen musst. Das betrifft auch laufende Rechnungen. Wie gehst du damit um?
Hinzufügen eines neuen Eigentümers
Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass der neue Eigentümer in deinem Buchungssystem korrekt aufgeführt ist. Aktualisiere die Details oder erstelle einen neuen Eigentümer.
Verknüpfe den neuen Eigentümer mit dem Objekt
Gehe zu dem betreffenden Objekt und erstelle eine neue Vereinbarung. Das Datum, an dem diese Vereinbarung in Kraft tritt, ist das Übertragungsdatum zwischen dem alten und dem neuen Eigentümer. Die Vereinbarung des vorherigen Eigentümers läuft automatisch an dem Datum aus, an dem die neue Vereinbarung in Kraft tritt.
Aufrunden der Rechnungen des „alten“ Eigentümers
Wenn das Objekt verkauft wird, werden die jährlichen Kosten oft schon beim Notar abgerechnet. Du musst diese Kosten auch im PMS abrechnen/gutgeschrieben bekommen. Möglicherweise bekommst du auch eine Fehlermeldung, wenn du eine neue Vereinbarung hinzufügst, weil die alte Vereinbarung Rechnungen enthält, die die Änderung blockieren. Diese musst du dann manuell bearbeiten.
Blockierende Rechnungen gutschreiben
Öffne die blockierten Rechnungen in einem neuen Tab. Um sie gutzuschreiben, klicke auf die Schaltfläche „Gutschriftrechnung erstellen“. Diese Gutschriftsrechnung musst du manuell versenden. Klicke auf „Rechnung senden“ und wähle auf dem folgenden Bildschirm „manuell senden“ statt per E-Mail. Auf diese Weise wird der Eigentümer nicht benachrichtigt.
In der ursprünglichen regelmäßigen Rechnung siehst du nun, dass der ausstehende Betrag mit der Gutschriftrechnung beglichen wurde.
Neue Vereinbarung hinzufügen
Da die Sperrrechnungen jetzt entfernt wurden, kannst du die neue Vereinbarung des Eigentümers auf dem Objekt hinzufügen.
Wiederkehrende Kosten in neue Rechnungen aufteilen
Einige wiederkehrende Kosten, die du gerade gutgeschrieben hast, möchtest du aber noch bezahlt bekommen. Ein Teil (bis zum Übertragungsdatum) muss noch vom alten Eigentümer bezahlt werden, ein Teil (ab dem Übertragungsdatum) vom neuen Eigentümer.
Erstelle für den alten Eigentümer eine neue periodische Rechnung, indem du auf die drei Punkte hinter dem richtigen Objekt in der Eigentümerkarte klickst und „Periodische Rechnung“ wählst. Klicke dann auf „Benutzerdefinierter Zeitraum“ und ändere das Enddatum auf das Datum der Übertragung. Du kannst auch einstellen, welche wiederkehrenden Kosten du auf diese Weise abrechnen willst. Klicke dann auf „Rechnung erstellen“. Die Rechnung wird nun als „rechnungsentwurf“ in der Eigentümerkarte aufgeführt und kann versendet werden.
Für den neuen Eigentümer erstellst du auf die gleiche Weise eine neue periodische Rechnung, aber hier ist der angepasste Zeitraum vom Übertragungsdatum bis zum Jahresende oder einem anderen Datum, an dem du die jährlichen Abrechnungen versenden willst.