Erstellen von Kautionsregelungen
Kautionen werden verwendet, um Schäden zu decken, die Gäste während ihres Aufenthalts versehentlich oder vorsätzlich verursachen. Hier erfährst du, wie du eine Kautionsregelung erstellst.
Wie man Kautionsregelungen erstellt
Im Setup-Modul findest du ganz unten im Menü die Seite „Kautionsregelungen“. Hier kannst du eine oder mehrere Kautionsregelungen erstellen.
Bitte beachte: Du kannst nur einen Kautionsbetrag für jede Kautionsregelung angeben. Wenn du mit mehreren Kautionsbeträgen arbeiten möchtest, musst du mehrere Kautionsregelungen erstellen und sie auf bestimmte Objekttypen und/oder Kanäle anwenden.
Der interne Name dient zur Unterscheidung zwischen mehreren Kautionsregelungen. Der Name wird auf der Gastrechnung angegeben.
Mit den Einstellungen für Typ und Kanalanwendbarkeit kannst du sicherstellen, dass diese Kautionsregelung nur für bestimmte Objekttypen oder Kanäle gültig ist.
Lege den Kautionsbetrag fest und gib an, wann der Gast diese Kaution zahlen soll.
Anschließend gibst du an, wie viele Tage nach dem Check-out die Kaution zur Rückzahlung an den Gast freigegeben werden soll. Wenn vor diesem Zeitpunkt Schäden gemeldet werden, wird die Freigabe blockiert. Wenn du mit BEX Payments arbeitest, kann die Rückerstattungszahlung auch automatisiert werden, nachdem sie freigegeben wurde.
Wenn die Kautionsregelung fĂĽr einen bestimmten Zeitraum gelten soll, kannst du zu diesem Zweck eine Periodengruppe erstellen.
Du kannst die Kautionsregelung auch mit Kanälen synchronisieren. Beachte jedoch, dass die Kaution immer dem Gast in Rechnung gestellt wird. Eine Verknüpfung der Kaution mit dem Kanal ist nicht möglich. Hier erfährst du mehr über Gast- und Kanalrechnungen.
Zahlung der Kaution
Die Kaution ist ein Geldbetrag, der vorübergehend als Sicherheit für mögliche Schäden einbehalten wird. Es handelt sich nicht um ein vom Gast gekauftes Produkt und nicht um eine dem Gast erbrachte Dienstleistung. Aus diesem Grund werden Kautionen in einem separaten Abschnitt auf der Reservierungskarte angezeigt. Eine Kaution ist weder ein Artikel auf der Gastbestellung noch ein Rechnungsposten.
Eine Kaution muss jedoch bezahlt werden. Neben dem Zahlungssaldo für die Gastbestellung(en) gibt es auch einen Zahlungssaldo für die Sicherheitsleistung(en). Zahlungen werden standardmäßig vom Zahlungssaldo für die Gastbestellung(en) abgezogen. Wenn eine Zahlung eine Kaution enthält, wird ein Betrag von beiden Zahlungssalden abgezogen.
Die Einstellungen der Kautionsregelung bestimmen, wann der Gast die Kaution voraussichtlich zahlen wird: zusammen mit der ersten Zahlungsfrist, mit der letzten Zahlungsfrist oder gemäß einer separaten Zahlungsfrist speziell für die Kaution.
Beispiel
Der Preis einer Buchung beträgt 500 €, zuzüglich einer Kaution von 100 €.
Bei der Buchung wurde bereits eine Zahlung in Höhe von 200 € geleistet, die vom Zahlungsbetrag der Gastbestellung abgezogen wird (500 € - 200 € = 300 €).
Anschließend wird eine zweite Zahlung in Höhe von 400 € geleistet, einschließlich der Kaution in Höhe von 100 €. Diese kombinierte Zahlung wird auf die beiden Zahlungssalden verteilt; 300 € werden vom Zahlungssaldo der Gastbestellung abgezogen (300 € - 300 € = 0 €) und 100 € werden vom Zahlungssaldo der Kaution abgezogen (100 € - 100 € = 0 €).
Verwendung der Kaution nach dem Check-out
In der Kautionsregelung legst du fest, wie viele Tage nach dem Check-out die Kaution automatisch freigegeben werden soll.
Nach der Freigabe wird der Betrag der Kaution auf den Zahlungssaldo der Gastbestellung oder der Rechnung (falls bereits erstellt) ĂĽbertragen.
Beispiel:
Nach Freigabe der Kaution muss diese zurückerstattet werden. Folglich beträgt der Zahlungssaldo der Kaution (0 € - 100 € = -100 €). Dieser rückzahlbare Betrag wird in den Zahlungssaldo der Rechnung verschoben, sodass er über die Ansicht „Zu zahlende Rechnungen“ zurückerstattet werden kann.
Wenn Schäden gemeldet werden, wird die automatische Freigabe der Kaution blockiert. Nachdem der Schaden inventarisiert und der Schadensbetrag ermittelt wurde, kann der Schaden geltend gemacht werden. Für jede Schadensmeldung wird der Bestellung ein Artikel hinzugefügt, dessen Wert vom zu erstattenden Betrag abgezogen wird. Je nach Höhe des geltend gemachten Schadens wird die verbleibende Kaution zur Rückerstattung freigegeben oder der Gast muss eine zusätzliche Zahlung leisten, um den geltend gemachten Schaden vollständig zu erstatten.
Wenn eine Kaution gesperrt ist, wird sie im Finanzen-Modul unter „Kautionen“ angezeigt.