Option
Eine unbestätigte Buchung kann in eine Option umgewandelt werden, um dem Gast die Möglichkeit zu geben, darüber nachzudenken, ob er die Buchung vornehmen möchte oder nicht. Eine Option kann erstellt werden, wenn die Buchung ein Ankunftsdatum von mindestens einem Tag hat.
Optionen hinzufügen
Um Optionen zuzulassen, müssen Sie die Anzahl der Tage, die eine Option gültig ist, und die maximale Anzahl der Optionen pro Gast in den Verwaltungseinstellungen unter Buchungen festlegen.
Option erstellen
Sie können dem Gast eine Buchung als Option bestätigen. Der Gast hat dann x Tage Zeit, die Buchung zu bestätigen, indem er die Rechnung bezahlt. Die Buchung kann auch über das Backoffice bestätigt werden.
Nehmen Sie eine Buchung vor, ohne sie dem Gast zu bestätigen. Wählen Sie im Menü Mehr, und klicken Sie dann auf Option. Wählen Sie die Anzahl der Tage, die die Option gültig sein soll. Klicken Sie dann auf Speichern.
Um dem Gast eine Bestätigung der Option zu senden, klicken Sie auf Option senden. Die Optionsvorlage wird dann an den Gast gesendet. In dieser Vorlage findet der Gast einen Zahlungslink und einen Link zum Stornieren der Option. Wenn der Gast eine Zahlung vornimmt, wird die Option automatisch bestätigt.
Reagiert der Gast nicht? Dann wird er 1 Tag vor Ablauf der Option eine Erinnerung erhalten. Erfolgt danach keine Reaktion, wird die Option automatisch storniert.
Wenn Sie in den Verwaltungseinstellungen die Anzahl der Tage, an denen eine Option gültig ist, und die maximale Anzahl der Optionen pro Gast festgelegt haben, können die Gäste auch über Ihre Website eine Option platzieren.
Eine Option wird auf Buchungsebene und nicht auf Reservierungsebene erstellt. Mit anderen Worten: Bei einer Gruppenbuchung wird die Option für alle zugrundeliegenden Reservierungen angelegt.
Übersicht der Optionen
Über die Registerkarte Reservierungen können Sie die Registerkarte Optionen wählen. Hier haben Sie einen Überblick über alle aktuellen Optionen, einschließlich der Gültigkeit der Optionen.
Ist Ihre Option noch nicht aufgeführt? Dann könnte es sein, dass Sie die Option noch nicht an den Gast gesendet haben. Oder die Laufzeit der über das Backoffice angelegten Option ist abgelaufen. Diese werden dann auf noch nicht bestätigte Reservierungen zurückgesetzt. So behalten Sie den Gast, der eventuell bleiben möchte, im Griff und können ihn erneut ansprechen.
Option verlängern
Eine ablaufende Option kann um einen bestimmten Zeitraum verlängert werden. Öffnen Sie dazu die entsprechende Reservierung und klicken Sie auf Mehr und dann auf Option. Wählen Sie die Anzahl der Tage, für die die Option gültig sein soll, und klicken Sie auf Speichern. Sie können die Option dem Gast erneut bestätigen.
Option über das Backoffice in eine Buchung umwandeln
Wenn eine Option an den Gast gesendet wird, hat dieser die Möglichkeit, sie über einen zahlungslink in eine Buchung umzuwandeln. Sie können diese Option auch manuell über das Backoffice in eine Buchung umwandeln. Dies gilt sowohl für Backoffice- als auch für Kanalbuchungen. Öffnen Sie dazu die Buchung und klicken Sie auf Option in Buchung umwandeln und senden Sie die Buchungsbestätigung.
Sie können die Option nicht in eine endgültige Buchung umwandeln? Das liegt daran, dass die Option noch nicht an den Gast gesendet wurde. Senden Sie zunächst die Option an den Gast. Dies kann manuell geschehen, wenn Sie dem Gast keine Bestätigung senden möchten. Anschließend können Sie die Option in eine Reservierung umwandeln und diese dem Gast bestätigen.
Sehen, wie viele Buchungen von einer Option stammen
Es kann zum Beispiel vorkommen, dass sich ein Eigentümer dafür interessiert, wie viele seiner Buchungen von einer Option stammen. Das kann man nicht in einer Übersicht sehen, aber man kann es aus einem Export ableiten. Wenn Sie einen Export der bestätigten Reservierungen erstellen, können Sie für jede Reservierung sehen, ob sie über eine Option eingegangen ist oder nicht. Wenn Sie den Export öffnen, können Sie sehen, dass „Erstellt als Option“ 0 oder 1 anzeigt. Steht dort eine 1, dann ist diese Buchung über eine Option eingegangen. Steht dort eine 0, dann ist diese Buchung nicht über eine Option eingegangen.