Eine neue Reservierung erstellen
Es gibt mehrere Möglichkeiten eine neue Reservierung vorzunehmen und damit deinem Gast bei der Urlaubsbuchung zu helfen.
Mit dem „+Reservierung“-Button
Der „+Reservierung“-Button ist überall im PMS im grünen Menübalken oben zu finden. So kannst du immer schnell eine Reservierung vornehmen, z. B. während eines Telefonats mit einem Gast.
Objekt auswählen und Preisangabe
Als erstes musst du ein verfügbares Objekt finden und auswählen. Dazu kannst du die Filter nutzen, um so deine Suche an die Wünsche deines Gasts anzupassen. Für jedes passende Objekt wird direkt eine Preisangabe angezeigt.
Falls dein Gast genau weiß, wann er bei dir verbleiben möchte, kannst du die Tage im „Zeitraum“-Filter angeben und dann bei „Dauer des Aufenthalts“ „Gesamter Zeitraum“ anklicken.
Falls dein Gast seinen Verbleib von der Verfügbarkeit oder dem Preis abhängig machen möchte, jedoch weiß, dass er auf jeden Fall ein langes Wochenende im August oder September buchen möchte, kannst du im „Zeitraum“-Filter den 1. August bis 30. September eingeben. Bei „Dauer des Aufenthalts“ wählst du „ein langes Wochenende“. Die verfügbaren Wochenenden und Objekte werden dir dann angezeigt.
Klicke „Ansehen“ hinter einem der Suchergebnisse, um die Übersicht zu öffnen. Hier siehst du die Preisangabe, die sich aus dem gewählten Objekt, Zeitraum und der Gastgruppe ergibt. Ändere die Filter, um die Verfügbarkeit und Preisangaben zu aktualisieren.
Wenn du unten in der Übersicht auf „Fortfahren“ klickst, gelangst du zum Reservierungsformular.
Mit dem „Channel“-Filter kannst du einen Einblick in etwaige Preisunterschiede für deinen Gast bekommen. Du kannst eine direkte Buchung (Backoffice) mit der via eines anderen Channels vergleichen.
Gästeinformationen eingeben
Du bist nun im Reservierungsformular, wo du die Daten des Buchers eingibst. Falls der Bucher früher schon einmal bei dir reserviert hast, kannst du in den Feldern mit der Lupe nach seinen Kontaktdaten suchen. Basierend auf deiner Eingabe, erscheinen Vorschläge, die du anklicken kannst, um seine Kontaktdaten automatisch zu füllen. Auf der rechten Seite siehst du eine Übersicht, wo du das Objekt, die Anzahl der Gäste und/oder die Daten anpassen kannst. Der Gesamtbetrag und die Kostenpositionen ändern sich dementsprechend.
Klicke auf „Bestätige“ unter der Übersicht, wenn du alles korrekt eingegeben hast. Du gelangst nun zur Detailseite der Reservierung. Hier kannst du weiterhin Informationen ändern oder Extras hinzufügen. Klicke auf „Bestätigen und Rechnung versenden“, wenn die Buchung definitiv ist, um die Rechnung an deinen Gast zu verschicken.
Mehr Info über die Daten und Optionen in der Reservierung findest du in den Artikeln Reservierung ansehen und bearbeiten und/oder Zahlungen, Gastrechnungen und Channelabrechnungen.
Über das Planboard
Du kannst auch direkt im Planboard nach verfügbaren Objekten filtern, um dort eine neue Reservierung zu erstellen. Lese wie in dem Artikel Eine neue Planboard-Reservierung.
Über die Objekt-Seite
Falls ein Gast ein bestimmtes Objekt bevorzugt, kannst du eine Reservierung über die Objekt-Seite erstellen. Suche das betreffende Objekt im „Setup“-Modul oder in der Suchleiste und klicke es an. In der Registerkarte „Verfügbarkeit“ wird ein Kalender mit bereits vorhandenen Reservierungen und gesperrten Zeiträumen angezeigt. Du siehst also schnell, wann das Objekt verfügbar ist.
Klicke entweder auf „+Neue Reservierung“ neben dem Objektnamen oder auf das gewünschte Datum im Kalender und dann auf „Reservierung hinzuzufügen“. Du gelangst zum Reservierungsformular und kannst das An- und Abreisedatum unter „Aufenthaltsdauer“ bearbeiten. Danach trägst du die Gästeinformationen ein, wie oben erklärt.
Über die Website
Du kannst die Suchen & Buchen-Funktion deiner eigenen Website nutzen, um eine Reservierung für deinen Gast zu erstellen. Folge einfach den Schritten und gebe die Informationen deines Gasts ein.
Im Buchungsportal in deiner Übersicht siehst du, welche Reservierungen in diesem Moment auf deiner Website getätigt werden. Falls ein Gast nicht weiterkommt und dich deswegen kontaktiert, kannst du ihm helfen, indem du die Reservierung übernimmst.
Für einen Eigentümer
Es ist möglich, das Objekt eines Eigentümers für ihn selbst zu reservieren.
Du kannst dies nur tun, wenn ein Eigentümer „aktiv“ ist.
Suche als erstes in der Suchleiste oder im „Eigentümer“-Modul nach dem Eigentümer. Klicke dann auf „Im Backoffice reservieren“ bei dem Objekt, das du reservieren möchtest. Im nächsten Bildschirmfenster gibst du die Daten des Aufenthalts und die der Gastgruppe ein und die damit verbundenen Kosten erscheinen. Klicke danach auf „Reservierung hinzufügen“. Die Reservierung ist unter dem „Eigentümer“-Channel erstellt.