Bestellungen importieren
Nachdem Reservierungen importiert wurden, ist es möglich, Bestellungen zu importieren. Dabei werden die Rechnungsposten der Reservierung aus dem Vorsystem in Booking Experts importiert. Dazu wird eine CSV-Datei mit den folgenden Spalten benötigt:
| Reservierungsnummer | Die in Booking Experts bekannte Reservierungsnummer. Wenn die Reservierungen importiert werden, wird die Reservierungsnummer aus dem alten System übernommen. |
| Miete | Die Gesamtmiete in der Reservierung. |
| Kostenposten | Alle Kostenposten, die in der Reservierung enthalten sind, jeder in seiner eigenen Zeile. |
| Rabatte | Die zur Reservierung hinzugefügten Rabatte. Jeder Rabatt in einer eigenen Zeile. |
| Typ | In der Spalte Typ geben Sie an, ob eine Zeile als Miete, Kostenposten oder Rabatt gesehen werden soll. |
| Preis pro Position | Hier sollte der Preis der Zeile stehen. |
| Anzahl | Diese Spalte gibt an, wie oft der Preis hinzugefügt werden soll. Bei einer Miete ist dies zum Beispiel einmal. Bei einem Kostenposten kann dies auch öfter der Fall sein. Zum Beispiel, wenn die Kurtaxe pro Person berechnet wird. Geben Sie dann die Zahl ein, die addiert werden soll. Wenn bei einem Kostenposten der Gesamtpreis in der Preisspalte eingetragen wird, geben Sie für die Zahl 1 ein. |
Wenn ein automatischer To-dos mit einem Kostenposten verknüpft ist und dieser To-dos z.B. pro Person auf der Aufgabenliste angezeigt werden soll, ist es notwendig, die korrekte Anzahl in der CSV-Datei für die Nummern anzugeben. Wenn Sie 1 wählen, wird der Kostenposten einmalig mit dem eingegebenen Gesamtbetrag zum Auftrag hinzugefügt. Der Auftrag erhält dann auch die Nummer 1. Ein Beispiel: Bettwäsche. Es ist oft notwendig zu wissen, wie viele Bettwäschepakete hinzugefügt wurden und vorbereitet werden müssen.
Import von Aufträgen starten
Nachdem Sie die Reservierungen importiert haben, werden Sie gefragt, ob Sie ein Migrationsdatum eingeben oder mit dem Import von Bestellungen beginnen möchten. Wenn Sie sich für den Import von Aufträgen entscheiden, haben Sie die Möglichkeit, eine CSV-Datei hochzuladen. Sie geben dem Bestellimport einen Namen. Wenn dies der erste Auftragsimport ist, den Sie in Ihrer Verwaltung starten, wählen Sie bei der Frage "Möchten Sie eine Importstrategie aus einem früheren Import übernehmen?" Nein. Wenn Sie schon einmal einen Auftragsimport in der Verwaltung durchgeführt haben, ist es möglich, eine Strategie aus einem früheren Import zu übernehmen. Sie können dann viel Zeit sparen, da die Kostenposten nicht erneut in Booking Experts verknüpft werden müssen.
Wählen Sie die richtige Sprache und das richtige Kodierungsformat der CSV-Datei. Klicken Sie dann auf CSV-Datei hochladen.
Was ist das Kodierungsformat?
Das Kodierungsformat bezieht sich auf die Art und Weise, wie die Zeichen in der CSV-Datei gespeichert werden.
Tipp: Teilen Sie Ihre CSV-Datei in mehrere Dateien auf. Erstellen Sie zum Beispiel eine Datei pro Jahr. Dadurch wird das Importieren der Bestellungen viel schneller.
Importstrategie konfigurieren
Der nächste Schritt ist die Konfiguration der Importstrategie. Dadurch werden die Spalten in der CSV-Datei mit den richtigen Daten in Booking Experts verknüpft.
Buchungsnummer
Verknüpfen Sie mit dem Bleistift hinter der Zeile die Spalte mit der Buchungsnummer.
Typ
In der CSV-Datei wird in jeder Zeile angegeben, ob es sich um eine Miete, einen Kostenposten oder einen Rabatt handelt. Klicken Sie auf den Bleistift hinter der Zeile, um zu prüfen, ob die Verknüpfung korrekt ist, und passen Sie sie gegebenenfalls an.
Kostenposten
Die Kostenposten in der CSV-Datei sind mit den Kostenposten in Booking Experts verknüpft. Klicken Sie auf den Bleistift hinter der Zeile, um zu prüfen, ob dies korrekt ist. Es ist möglich, dass nicht alle Kostenposten erkannt werden können. Wählen Sie in diesem Fall den richtigen Kostenposten für die Zeilen aus, für die kein Kostenposten gefunden werden konnte.
Rabattaktionen-ID
Dieser Schritt verknüpft den richtigen Rabatt mit der richtigen Zeile in der CSV-Datei. Klicken Sie auf den Bleistift hinter der Zeile, um zu prüfen, ob alle Rabatte korrekt verknüpft sind.
Preis pro Artikel
Ist der Preis pro Einheit in der CSV-Datei enthalten? Wenn ja, schalten Sie diese Option ein und klicken Sie auf das Bleistiftsymbol hinter der Zeile. Wählen Sie die Spalte aus, die den Preis pro Einheit enthält. Wenn nur ein Gesamtpreis pro Zeile verfügbar ist, wählen Sie die Spalte aus, die den Gesamtpreis enthält, und geben Sie unter Nummer 1 an. Siehe den folgenden Schritt.
Nummer
Verknüpfen Sie hier die Spaltennummer in der CSV-Datei. Gibt es nur Gesamtbeträge in der CSV-Datei?
Dann klicken Sie auf den Bleistift hinter der Zeile und klicken Sie auf +einfügen 1. Anstatt eine Spalte auszuwählen, wählen Sie Text und geben Sie die Zahl 1 ein.
Wenn der Status aller oben genannten Punkte auf gültig gesetzt ist, kann der Import durch Klicken auf Importieren gestartet werden. Dieser Vorgang kann je nach der Anzahl der Zeilen in der CSV-Datei einige Zeit in Anspruch nehmen. Sobald der Import abgeschlossen ist, wird angezeigt, ob alle Zeilen erfolgreich importiert werden konnten. Wenn nicht alle Zeilen importiert werden konnten, wird eine herunterladbare Datei erstellt. Bitte prüfen Sie hier, welche Fehlermeldung ausgegeben wird. Die Fehlermeldung steht in der letzten Spalte der Datei.
Wenn ein Import von Reservierungen auf mehrere Importe aufgeteilt wird, muss der Import von Bestellungen zu all diesen Importen hinzugefügt werden. Die Importstrategie kann dann vom vorherigen Auftragsimport übernommen werden. Es werden nur die Aufträge der Reservierungen, die im Reservierungsimport enthalten sind, hinzugefügt.
Import abschließen
Wenn alle Bestellungen importiert wurden, kann es noch Preisunterschiede geben. Booking Experts vergleicht dann die Auftragssumme mit dem Gesamtpreis, der beim Importieren der Reservierungen angegeben wurde. Diese Preisdifferenzen können dann einzeln überprüft und/oder korrigiert werden. Anschließend können alle Reservierungen auf einmal bestätigt werden und Zahlungen, falls beim Import der Reservierungen angegeben, werden ebenfalls hinzugefügt. Im letzten Schritt des Imports ist es möglich, allen Gästen der importierten Buchung eine Buchungsbestätigung für die importierte Buchung zu mailen. Der Gast wird dann sofort über den Wechsel zu Booking Experts informiert und erhält Informationen über die Digitale Gästemappe und über eventuell ausstehende Zahlungen. Falls gewünscht, kann die Vorlage hierfür vorher angepasst werden.